Stand: [Datum einsetzen]
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
Silvan Effenberger (RZB Rechenzentrum Bensberg)
Hungenberg 23, 51429 Bergisch Gladbach
E-Mail: Kontakt · Telefon: 0174 8663929
Bei der Erstellung eines Kontos über die öffentliche Anmeldeseite werden folgende Daten gespeichert:
| Datum | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Benutzername | Anmeldung am Dashboard | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Passwort | Anmeldung — wird ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, das Klartext-Passwort selbst nie | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| E-Mail-Adresse (Kontakt) | Zusendung von Links zum Zurücksetzen des Passworts sowie wichtige Hinweise zum Konto | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Zeitpunkt der Registrierung | Kontoverwaltung, Missbrauchserkennung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
Nach der Anmeldung wird ein Session-Cookie gesetzt, das dich dem Server gegenüber als angemeldet ausweist. Es enthält keine Ihrer persönlichen Daten im Klartext, sondern lediglich eine zufällige Sitzungs-Kennung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — ohne dieses Cookie ist eine Anmeldung am Dashboard technisch nicht möglich (kein optionales Marketing-/Tracking-Cookie).
Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. automatisierte Anmelde- oder Registrierungsversuche) protokolliert der Server für einen begrenzten Zeitraum IP-Adressen bei folgenden Aktionen:
Diese Protokolle dienen ausschließlich der Erkennung und Abwehr automatisierter Angriffe (Rate-Limiting, Sperrung auffälliger Adressen) und werden nicht zu Werbe- oder Analysezwecken verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes).
Die Bezahlung gebuchter Tarife erfolgt über PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg). Bei einer Zahlung werden die dafür erforderlichen Daten (u. a. Bestellsumme, gebuchter Tarif) an PayPal als Zahlungsdienstleister übermittelt; PayPal verarbeitet diese Daten als eigenständig Verantwortlicher gemäß dessen eigener Datenschutzerklärung. Wir selbst erhalten und speichern keine Zahlungsdaten (z. B. Kartennummern) — lediglich den Bestellstatus und den gezahlten Betrag zur Rechnungslegung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bei einer vHost-Website-Buchung gleicht der Server automatisiert ab, ob Zahlung und Pflichtangaben vollständig vorliegen; ist das der Fall, prüft zusätzlich ein Sprachmodell die angegebene Domain und eine optionale Notiz auf offensichtliche Auffälligkeiten (z. B. Hinweise auf Missbrauch). Diese KI-Prüfung kann eine bereits vollständige Buchung ausschließlich zusätzlich stoppen — sie kann keine unvollständige oder unbezahlte Buchung freigeben und trifft die eigentliche Freigabe- Entscheidung nicht allein. Fällt die Prüfung unauffällig aus, wird die Website automatisch technisch eingerichtet; ein Mitarbeiter prüft jede automatische Einrichtung zusätzlich im Nachgang und kann sie jederzeit wieder sperren. Wie beim KI-Assistenten im Kundenbereich (Abschnitt 5b) läuft auch diese Prüfung standardmäßig ausschließlich über ein lokal auf diesem Server betriebenes Sprachmodell — eine externe Cloud-API kommt nur zum Einsatz, wenn das ausdrücklich per Admin-Einstellung aktiviert wird (standardmäßig deaktiviert).
Verarbeitet werden dabei dieselben bereits in Abschnitt 2 genannten Registrierungsdaten sowie die bei der Website-Anfrage angegebene Domain und optionale Notiz. Rechtsgrundlage ist wie bei der übrigen Vertragsabwicklung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ob und inwieweit Art. 22 DSGVO (automatisierte Entscheidungen im Einzelfall) hier greift, ist — wie die übrigen offenen Punkte auf dieser Seite — noch nicht rechtlich geprüft.
Im Kundenbereich steht ein KI-Chat für Rückfragen zur Verfügung, im Postfach zusätzlich eine KI-Schreibhilfe für E-Mail-Entwürfe. Beide laufen standardmäßig ausschließlich über ein lokal auf diesem Server betriebenes Sprachmodell (Ollama) — deine Chat-Nachrichten bzw. Mail-Entwürfe verlassen den Server damit im Regelfall gar nicht erst. Ein Cloud-Modell (Anthropic) als Rückfalloption ist technisch vorgesehen, aber bewusst nur per ausdrücklicher Admin-Einstellung aktivierbar (Opt-in) und standardmäßig ausgeschaltet — ohne diese bewusste Aktivierung geht nie ein Kundentext an einen externen Cloud-Anbieter, selbst wenn das lokale Modell gerade nicht erreichbar ist (die Funktion meldet dann stattdessen, dass sie nicht verfügbar ist). Sollte diese Option künftig für den Kundenbereich aktiviert werden, würde das eine Datenübermittlung an Anthropic PBC (USA, Drittland) bedeuten — diese Seite wird in dem Fall entsprechend ergänzt. Technisch würde eine solche Aktivierung Anthropic als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO einsetzen; ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) müsste daher VOR einer Aktivierung abgeschlossen sein, nicht erst danach.
Der KI-Chat erhält ausschließlich einen festen, generischen System-Prompt ohne Bezug zum tatsächlichen Serverzustand und bietet dem Modell keine Werkzeuge an, mit denen es selbst Aktionen am Server auslösen könnte. Der Chatverlauf wird in einer eigenen Tabelle gespeichert, damit du bei Rückfragen an frühere Nachrichten anknüpfen kannst, und automatisch gelöscht, wenn dein Konto gelöscht wird. Die KI-Schreibhilfe im Postfach speichert dagegen keinen Verlauf — jeder Aufruf verarbeitet nur den gerade bearbeiteten Entwurfstext einmalig und gibt das Ergebnis zurück, ohne ihn zu speichern. Rechtsgrundlage für beide ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bestandteil der im Kundenbereich angebotenen Leistung).
Eine Weitergabe deiner Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (siehe PayPal oben), gesetzlich vorgeschrieben ist, oder du ausdrücklich eingewilligt hast. Ein Verkauf von Daten an Dritte findet nicht statt. Die einzige aktuell technisch vorgesehene, aber standardmäßig deaktivierte Ausnahme ist der in Abschnitt 5b beschriebene optionale Cloud-Fallback der KI-Funktionen an Anthropic PBC (USA) — ohne ausdrückliche Admin-Aktivierung findet auch diese Übermittlung nicht statt.
Verarbeitet ein Geschäftskunde über die gebuchten Cloud-Speicher-, vHost- oder KI-Hosting-Leistungen eigene personenbezogene Daten (z. B. Daten seiner eigenen Kunden oder Mitarbeiter), tritt Rechenzentrum Bensberg dabei als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO auf — nicht als eigenständig Verantwortlicher für diese Daten. Auf Wunsch wird dafür ein schriftlicher Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen (siehe bereits der entsprechende Hinweis im KI-Hosting-Bereich der Willkommensseite). Ein fertiges AVV-Vertragsmuster existiert aktuell noch nicht — bei Bedarf bitte direkt Kontakt aufnehmen (Abschnitt 9), dann wird ein individueller AVV erstellt, bevor die Verarbeitung entsprechender Daten beginnt.
Kontobezogene Daten werden gespeichert, solange das Konto besteht. Sicherheits-Protokolle (Abschnitt 4) werden nach einem begrenzten Zeitraum automatisch gelöscht bzw. rotiert. Nach einer Kontolöschung werden personenbezogene Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels-/steuerrechtlich bei Zahlungsbelegen) entgegenstehen. [Konkrete Fristen sind noch festzulegen und einzutragen]
Du hast nach der DSGVO folgende Rechte bezüglich deiner personenbezogenen Daten:
Zur Ausübung dieser Rechte wende dich an: Kontakt
Silvan Effenberger (RZB Rechenzentrum Bensberg) — Kontakt · Telefon: 0174 8663929